Un Sistema de Archivos Judiciales, tarea difícil pero no imposible

Publicado el: 22/10/2008 / Leido: 14506 veces / Comentarios: 1 / Archivos Adjuntos: 0

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Un Sistema de Archivos Judiciales, tarea difícil pero no imposible

Técnica Superior en Administración de Documentos y Archivos.

 Prof. Gabriela Cristina Constantinides (Buenos Aires, Argentina)

                                                                          gconstantinides@mpba.gov.ar

 griegadel61@hotmail.com

                                                                                                         

Para hacer la presentación de este trabajo considero indispensable refrescar la definición de qué es un Sistema de Archivos. De la lectura constante de bibliografía de distintos autores que escriben sobre “Sistemas de Archivos”, artículos dedicados a los Archivos pero no desarrollados por archivistas, se puede vislumbrar una terrible confusión en el lenguaje empleado;  tema reiterado de ponencias en distintos congresos; al querer dar un significado vulgar a palabras decididamente técnicas, o bien utilizar lenguaje con sentido técnico pero que corresponde a otras disciplinas.

            Para poner en claro a lo que nos estamos refiriendo, me parece oportuno partir de la definición del Profesor Manuel Vázquez Murillo, quien dice que: “Sistema de Administración de documentos y Archivos es un conjunto orgánico de archivos que se reúnen para proponer y conducir la Política de servicio de los documentos, de la información en ellos contenida y del Patrimonio Documental”[1][1] o como lo expresa en artículo 10 de la Ley 4/1993 de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, cuando reza: “Se entiende por Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos sobre la comunidad Autónoma tiene competencias, al servicio de la Administración, de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigación histórico-científica."

Con referencia a la otra utilidad que se le da al término, la cual no es adecuada; se puede ver cuando se habla de Sistema de Archivos y en realidad se refiere a la informatización de la información de un archivo. No es incorrecto mencionar el uso de la tecnología para la información: es más, hoy en día con superproducción de documentos, podríamos decir que es indispensable para una búsqueda veloz, pero eso no es un sistema de archivos  desde el lenguaje propio en nuestra ciencia.

Y si pensamos en la aplicación del documento electrónico, del cual posee una firma digital, puede ser que hablemos de un Sistema de Archivos que se encontraría dentro de un sistema informático, hecho que va a requerir una severa aplicación de nuestros conocimientos a estos nuevos soportes y, desde ya, su posterior guarda, conservación, servicio de información y todo aquello que la ciencia archivística abarca.

Parece necesario plantear algunos puntos previos antes de abocarme totalmente a las dificultades que hacen un camino sinuoso para llegar a un Sistema de Archivos del Poder Judicial a nivel Nacional. Si bien los primeros archivistas eran abogados, escribanos y religiosos, la práctica de archivo de los documentos producidos por el Poder Judicial no refleja plenamente encontrarnos en presencia de un Archivo, no por su aspecto físico, sino por su contenido.

            Los Archivos del Poder Judicial, sólo poseen expedientes y libros que hacen, obviamente, a la producción del Poder Judicial, pero no son todos los documentos producidos por este organismo, no hallándose en los mismos la totalidad de su archivalía, ya que no encontramos ni la documentación producida por la Dirección de Personal, o por la Dirección de Arquitectura, Dirección de Informática, Dirección de Administración, o las dependencias de las mismas; por lo tanto, no podemos decir que los Archivos Judiciales responden al concepto de Archivo propiamente dicho. A primera vista, pareciera tratarse de la sección de un Archivo. Creo que con esta expresión muchos de mis colegas se enojarán porque el trabajo del archivo aumentaría sustancialmente, pero es la realidad.

            Ahora, introduciéndonos al tema específico de estudio, podemos decir que en la actualidad no existe un Sistema Nacional de Archivos Judiciales, ni un Sistema Provincial de Archivos Judiciales, ¿por qué?

            La Republica Argentina se encuentra dividida en 23 provincias y una Ciudad Autónoma. Si bien existen códigos de fondo, como el Civil, Penal, de Comercio,  únicos en toda la República Argentina, cada provincia y la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, tienen su propio código de forma o Código de Procedimiento,  que permiten el cumplimiento práctico de los primeros; los cuales son diferentes  en forma total o parcial de una a otra, como así también varía el interés o desinterés, en la mayoría de los casos por el buen funcionamiento de sus Archivos, preocupación que sólo aparece cuando es necesaria e imperiosa la aparición de algún expediente que, casualmente, no se encuentra y es de importantísimo valor. Es ahí donde, viendo el archivo y la dificultad que presenta su “hallazgo”, se acercan cámaras televisivas y funcionarios con promesas que prontamente se olvidan, o bien, esos funcionarios, por culminar en su función, no cumplen.

            Si tuviéramos que realizar un análisis de lo que sucede en cada provincia, el presente daría como resultado no una simple ponencia, sino un tratado donde abundara una cantidad de datos, los cuales nos ilustraría las urgentes necesidades para el funcionamiento de un archivo y problemas, más que soluciones, y posibles proyectos de Sistemas de Archivos.

            Por las razones expuestas me abocaré exclusivamente a lo que sucede en la Provincia de Buenos Aires y, en especial, al Departamento Judicial Quilmes, en el que desarrollo funciones.

            Hasta el año 1998, el Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires contaba con dos Archivos en cada Departamento Judicial: uno Civil y otro Penal, donde se alojaban todos las unidades documentales compuestas de carácter jurídico producidos por de la institución([2][2]), conocidos habitualmente como expedientes. A tales fines, la Suprema Corte dictó,  una acordada que lleva el número 2212 (Modificado por Acuerdos 2447, 2627, 2760 y 2766; el Acuerdo 2225 y Acuerdo 2282) que, en forma escueta pero avanzada para la época, y que es la única vigente hasta la fecha, dedica parte de su articulado al Archivo: cuáles son los documentos deben enviarse al Archivo, con qué requisitos, cuándo y cómo se realiza el expurgo, y cómo es el sistema de transferencia de la documentación, consulta de los profesionales, etc.

Si bien el lenguaje utilizado en la acordada para ordenar en forma primaria los Archivos Judiciales de la Provincia de Buenos Aires uniformemente no es el adecuado, se comprende cuál era la intención de la misma. Es de resaltar la buena voluntad en solucionar problemas, su producción intelectual no partió de un Archivista, quedando en el camino la posibilidad de llegar a organizar en forma regional un Sistema Judicial de Archivo.

            Al no existir tampoco un Manual de Procedimiento Archivístico que prevea tanto la forma de recepción, como el trabajo interno con los documentos, la conservación, su restauración, su digitalización, su forma y terminología de descripción, se pone en riesgo toda la tarea de archivo cada vez que la creatividad del titular de turno, ante la solución de algún conflicto, traiga como consecuencia que el próximo funcionario que asuma en esa función, no encuentre ese documento al que se le dio un tratamiento distinto; no por mala voluntad, sino por desconocimiento en la falta de uniformidad en el procedimiento.

            Por lo expresado en el párrafo anterior, he de manifestar que en ningún caso la legislación exige, para ser titular de un Archivo del Poder Judicial, que el mismo deba encontrarse diplomado en esta ciencia; a excepción de la provincia de Córdoba; inclusive, en el listado existente en la oficina de concursos de la Suprema Corte del Poder Judicial; la cual es sólo enunciativa y no enumerativa, no existe el Título de Archivista genéricamente hablando. Tampoco se dictan cursos de capacitación para emprender esta tarea.

            Todas las deficiencias señaladas no son exclusividad del Poder Judicial Bonaerense, y ni siquiera del Poder Judicial, ya que ante la necesidad de la Organización de un Archivo, no se solicitan Archivistas, generalmente por desconocer la existencia de esta profesión y se solicitan para  cubrir el cargo a Bibliotecarios, cayéndose en un grave error, ya que el sistema de ordenación y clasificación es completamente distinto y basado en diferentes indicadores, diferentes, el ordenamiento de biblioteca,  es temático y de documentos editos, y en los archivos el ordenamiento rige el principio de procedencia y de documentos inéditos, de allí la importancia de la preservación y conservación de éstos últimos, un libro se puede reponer, un documento no.

            A partir del mes de Octubre de 1998 en la Provincia de Buenos Aires, entra en vigencia una modificación de gran envergadura en el Código de Procedimiento Penal de la Provincia de Buenos Aires, lo cual genera el nacimiento de un nuevo Archivo, ya no dependiente de la llamada Administración de Justicia (Juzgados y Tribunales) sino del Ministerio Público Fiscal, que se suma a los ya existentes y que se multiplican por cada Departamento Judicial, sin reglamentación, ni Manual de Procedimientos, con infraestructuras no adecuadas, personal no capacitado, etc.

            En la dependencia judicial de Quilmes, creo importante poder resaltar la atención brindada a esta problemática por el Fiscal General, que por su preocupación por el buen funcionamiento del Departamento Judicial a su cargo, y la debida atención a los profesionales externos al poder judicial y a las partes de las causas, fue incorporando mejoras al funcionamiento del archivo.

En  los primeros años de vida del nuevo archivo, éste se fue abarrotando de expedientes, los cuales como es costumbre en TODAS las instituciones, se encontraba en un subsuelo, con humedad, donde pasaban cañerías de desagüe y cloacas, con una peligrosa escalera, deficiente iluminación y personal que no valoraba los documentos allí existentes (ya que como es común, el empleado de Archivo es el “menos útil”: se trata de un almacén de papeles viejos que no sirven más, nido de ratas, etc ERROR.).

Pero a partir del año 2002, el Archivo del Ministerio Público Fiscal del Departamento Judicial Quilmes posee un espacio propio, con un depósito de 240 metros cuadrados, despacho para su titular, espacio apropiado para el personal, el cual si bien no es una sala de trabajo propiamente dicha, es un recinto de 32 metros cuadrados, sanitario y sala para la atención profesional y consulta de expedientes.

            También es importante resaltar que, desde un principio, hasta en el viejo archivo de subsuelo,  se contó con un sistema informático propio, donde el Archivo gozaba de un espacio para la confección informática de las unidades de guarda, contenido de las mismas y fecha de prescripción para su posterior expurgo, ya que a pesar de que no se cuenta con una tabla de plazos, es la propia legislación la que determina la vida útil de cada documento. Hablo en pasado porque ese sistema informático no era utilizado por otros departamentos judiciales, no permitiendo una uniformidad a nivel provincial, pero creo que fue el puntapié inicial para un proyecto que encabezó la Procuradora de la Provincia de Buenos Aires, Dra. María del Carmen Falbo, el ir incorporando en forma paulatina en los distintos Departamentos Judiciales, un Sistema Informático, el que se encuentra en red con toda la Provincia, que permite a la fecha una carga de datos uniforme, teniendo a la vista, desde una pantalla, todos los documentos emitidos por el Poder Judicial que se encuentran dentro de cada expediente hasta su Archivo, de todos aquellos expedientes que no llegan a situación de elevación a Juicio, los cuales son alrededor del 90% de los iniciados.

            El SIMP, sigla correspondiente a Sistema de Información del Ministerio Público, no se olvidó del Archivo y lo incluyó con un espacio propio dentro del mismo sistema para cargar legajo, ubicación del documento dentro de la unidad de conservación, su fecha de prescripción, causa de disposición de archivo y número de fojas, etc. Desde otra pantalla se permite ver la descripción del documento y desde otra, la totalidad del contenido del documento, que permite ver al instante de su consulta en lugar de acudir al documento en soporte papel, ayudando a una mejor conservación del mismo.

La búsqueda de los documentos se puede realizar desde cualquier campo: nombre, apellido, número de expediente, número de unidad de conservación, fecha de inicio de la causa, lugar del hecho, etc.

            Si bien en teoría se han dictado normas en diversos estados y provincias tendientes a la implementación de Sistemas de Archivos, los cuales son muy interesantes, en la práctica no son respetados.

            Paco Fernández Cuesta en un artículo del día 9 de Junio del 2008, habla específicamente de los problemas que atraviesa la Administración de Justicia a la que el llama “problema gordo”[3][3] en España, y que a pesar de existir el Real Decreto de Modernización de los Archivos Judiciales que prevee específicamente el expurgo, se siguen utilizando edificios transferidos entre el Estado y las comunidades autónomas por falta de espacio. Relata la falta de recursos económicos y humanos

María José Aldáz en su artículo del 12 de Junio del 2008, señala que "los archivos judiciales son almacenes de papeles que se encuentran en los sótanos, no se reconoce al archivero, y que la justicia de Valencia se encuentra colapsada por el exceso de papel. Parece que es un reflejo de lo que nos ocurre aquí, agrega, que los Secretarios Judiciales no se ocupan del tema y que las aplicaciones informáticas no son usadas porque los funcionarios se niegan a aprender y utilizar las herramientas informáticas; una especie peligrosa que puede arruinar cualquier intento de modernización, y que no excluye a los jueces”, cuestión que en nuestro caso; refiriéndome a la Provincia de Buenos Aires, se encuentra, podríamos decir, superado con la implementación del SIMP, ya que no se puede trabajar fuera de sistema, y agrega la autora: “En la mayoría de los Archivos territoriales tienen que apañarse con una base de datos en Access que recoge unos datos mínimos, y con la falta de personal: no pueden pararse a describir cada uno de los expedientes, limitándose a señalar someramente la unidad de conservación”. Con referencia a la implementación de la legislación para impulsar un sistema de Archivos, la autora sostiene que “el Real Decreto 937/2003 de Modernización de los Archivos Judiciales es obsoleta hasta el momento, ya que en pocos lugares lo aplican. España es un país que legisla mucho pero que se olvida de poner los medios necesarios para llevar a efecto las normas. La solución pasa porque los archivos dejen de ser considerados almacenes y los archiveros almaceneros”[4][4]

            Parece que, en sentido inverso al debido, o al pensado, ya que siempre la archivística pregona la necesidad de planificar y legislar previamente a su puesta en marcha de un Sistema de Archivos, la práctica en nuestra provincia, partiendo de la imposición de un sistema informático para trabajar en cada uno de los expedientes, desde que se realiza una denuncia hasta su archivo y posteriores trasferencias que puedan realizarse, la confección de remitos y la aceptación de los mismos en forma electrónica, puede verse reflejado desde una pantalla la totalidad de sus campos en forma uniforme en todos los Departamentos Judiciales en lo que se refiere al Ministerio Público, no a la totalidad de los Archivos dependientes del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires.

Este Sistema Informático dio nacimiento quizás sin querer; a un Sistema de Archivo Judicial que permite a la Procuradora desde su despacho visualizar de manera uniforme todos los expedientes de la Provincia de Buenos Aires, en cuanto a la intervención del Ministerio Público Fiscal.

Aún queda pendiente la elaboración de un Manual de Procedimiento de Archivo, el que debería también utilizarse de manera uniforme, y el dictado de cursos de capacitación que permitan a los trabajadores de un archivo judicial reconocerles el difícil e importante trabajo que se encuentran realizando, que permite ser  parte de la construcción de la Historia.

             A pesar de esta excelente experiencia, creo muy difícil llegar a un Sistema Nacional de Archivos Judiciales, como también hablar de un Sistema de Archivos Judiciales de la Provincia de Buenos Aires que integre Ministerio Público Fiscal y Administración de Justicia, pues el egoísmo de administrar cada uno su jurisdicción lo hace complejo. Es necesario, para llegar al mismo, una decisión política y una aceptación por parte de los funcionarios para que se ponga en práctica, con buenos fines. De nada sirve la experiencia que anteriormente los autores nos han ilustrado: imponer una legislación que luego en la práctica no es aceptada ni cumplida, desconociendo la utilidad del buen funcionamiento de un Sistema.

             Vamos por buen camino, y el camino hay que andarlo, y en cada paso que avanzamos, estamos descubriendo cosas que nos impulsan a seguir caminando.

 





[1][1] VAZQUEZ MURILLO, Manuel. “Administración de Documentos de Archivos. Planteos para el siglo XXI” Alfagrama Ediciones. Buenos Aires. Junio de 2006.

[2][2] DUPLÁ DEL MORAL, Ana, “Manual de Archivos de Oficina para Gestores de la Comunidad de Madrid”, Dirección General de Patrimonio Cultural. Consejería de Educación y Cultura. Comunidad de Madrid. Ed Marcial Pons Ediciones Jurídicas y Sociales, S.A Madrid, 1997, donde se expresa que “Las unidades documentales compuestas son los expedientes: se puede definir el expediente como un conjunto ordenado de documentos o piezas documentales que materializan actuaciones secuenciales y procedimentales de la Administración encaminadas a la resolución de un asunto, que reflejan una situación continuada en el tiempo o que están dotadas de cierta autonomía.

[3][3] www.archivistica.net FERNANDEZ CUESTA, Paco. El archivo como problema y como solución: la implicación de la comunidad profesional. Junio 2008.

[4][4] WWW.archivística.net ALDAZ, María José. Los archivos judiciales, esos almacenes…, Junio 2008.

Publicado el: 22/10/2008 / Leido: 14506 veces / Comentarios: 1 / Archivos Adjuntos: 0

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Comentarios

Me pareció muy interesante el trabajo, estoy elaborando mi tesis , se trata del acceso a la documentación que resguardan los archivos públicos, y en el marco teórico quería nombrar los sistemas nacionales de archivo pero no encuentro nada sobre eso, en realidad existe algún sistema nacional de archivo en la Argentina?

Maria Benitez (10/06/2011)