De Acto Gubernamental a Información Estratégica

Publicado el: 22/10/2008 / Leido: 10107 veces / Comentarios: 0 / Archivos Adjuntos: 0

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De Acto Gubernamental a Información Estratégica: Presentación de la Colección Documental de Información Legislativa y Documental

 

Argentina.

Ministerio de Economía y Producción. Centro de Documentación e Información- CDI

 

Ana Arboleda

amarbo@mecon.gov.ar

Área Información Legislativa y Documental

 

 

 

 

 

SUMARIO

 

 

 

1. Introducción

2. Reunir y conservar

2.1 Presentación del área

2.2 La Colección Documental

2.2.1 Historia archivística

2.2.2 Situación actual

3. Servir

3.1 El servicio de Información y Referencia a través de la Colección Documental

3.2 Nuestros usuarios

4. En perspectiva

5. Conclusiones

6. Bibliografía sugerida

 

 

 

1. INTRODUCCIÓN

El objetivo del presente trabajo es difundir la labor profesional desarrollada en Área Información Legislativa y Documental: el diagnóstico y tratamiento de la Colección Documental, su contribución en la resolución de consultas y su posible futuro en la integración de productos electrónicos.

Este se divide en dos partes, la primera respeta dos de las funciones básicas de un archivo: REUNIR Y CONSERVAR; la segunda se guía por la tercera función SERVIR, que involucra además el moderno rol que se cumple en el sector con respecto a facilitar el acceso de los ciudadanos y proporcionar información a las Administraciones públicas para el ejercicio de sus funciones, así como a las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas que lo requieran.

De esta manera es posible ofrecer una ponencia o dos, según las necesidades y tiempos establecidos por las autoridades del presente Congreso. Además, conforme lo dispuesto por estas últimas se elaborará una presentación PowerPoint para ilustrar la exposición.

El trabajo se completa con bibliografía que ha sido fuente de inspiración para escribir este trabajo, además de la utilizada en las tareas habituales en el sector.

2. REUNIR Y CONSERVAR

2.1 Presentación del Área

Información Legislativa y Documental es el área del Centro de Documentación e Información del Ministerio de Economía y Producción que tiene, como uno de sus objetivos, servir de apoyo documental destinado a satisfacer las necesidades del servicio jurídico, de los asesores y de las demás dependencias del Ministerio, así como también del público en general.

Son sus funciones (entre otras, establecidas por Res. MEyP nº 209/05)

1.-Efectuar el servicio de apoyo documental y de información legislativa destinados a satisfacer las necesidades del Servicio Jurídico, de los asesores y de las demás dependencias del Ministerio, así como también del público en general.

2.-Realizar la búsqueda y compilación de las leyes, decretos, decisiones administrativas, resoluciones y disposiciones, conforme a las publicaciones oficiales, manteniendo actualizada la base de datos, así como también, cuando se le requiera, de las normas positivas de antecedentes jurisprudenciales  y doctrinarios que correspondan.

3.- Coordinar el desarrollo del Proyecto InfoLEG, realizando las actividades de investigación capacitación, difusión, y la actualización diaria de la base de datos del citado proyecto.

Sus Productos

·                                 Base de datos en línea sobre legislación  referenciada respecto de sus modificaciones, reglamentaciones y/o normas complementarias.

http://www.infoleg.gov.ar

·                                 Carpetas y ficheros documentales de antecedentes

2.2 La Colección Documental

Se denomina así a la Colección de Carpetas documentales, entendida como “Conjunto no orgánico de documentos que se reúnen y se ordenan en función de criterios subjetivos o de conservación”. Las diferenciamos de otras fuentes de información que dispone el área: estas se componen de ficheros, monografías y publicaciones periódicas que contienen legislación.

2.2.1 Historia Archivística

En el año 1993 el Centro de Documentación e Información-CDI recibe un fondo Documental proveniente de Contaduría General de la Nación, Dirección General de Finanzas y División Información Parlamentaria Antecedentes y Boletín compuesto por antecedentes de legislación, que conservaba el Ex Departamento de Información Legislativa.

Estos documentos que se depositan en el Área Información Legislativa y Documental se trasladan a cajas de archivo adecuadas por su tamaño y composición: plástico, medidas 38x25x5 y 38x28x11, y así actualmente se conservan.

Se elabora un listado somero y se crea una base de datos interna que refleja dicho listado.

Además dentro del sector el personal ya había generado una colección de carpetas donde cada una contenía normas sobre temas diversos: creación de organismos y sus estructuras, industrias: su desarrollo y organismos relacionados, las obras públicas, el  transporte, las ciencias y las artes (con carpetas por cada dependencia, universidad, instituto, museo, etc.).

En el año 2003, debido a las necesidades de responder correcta y ágilmente a las consulta de investigadores, la Dirección consideró pertinente convocar a personal formado en la teoría archivística y con experiencia de ser posible en el tratamiento documental.

Se realizaron dos reuniones junto a la Coordinación del área y la Dirección del Centro, en la cuales se definieron las prioridades en cuanto a qué relevar:

(léase temas de alta consulta que se consideraban prioritarios) y que datos eran vitales recuperar de cada carpeta/caja para permitir la consulta al usuario a medida que se trabajaba con los documentos.

En ese momento sólo se tenía por cada caja un título general y una fecha/s de alcance de la documentación. Esto limitaba las posibilidades de realizar búsquedas complejas y en consecuencia las posibilidades de acceso.

Así, se comenzó con un Diagnóstico de la Colección:

Este consistió en seleccionar las carpetas/Cajas que correspondieran a los temas de alta consulta en ese momento: Deuda pública, Ferrocarriles, entre otros.

Las razones de servicio indicaban en principio definir fechas de la documentación y el tema.

Semanalmente se realizaban reuniones con la Coordinación de Información Legislativa y Documental y la Dirección del Centro de Documentación e Información para anoticiar sobre los documentos hallados, e incluso ante la dudas sobre la correspondencia temática o relación de los documentos entre sí se consultaba bibliografía pertinente.

A efectos de lograr uniformidad en la toma de datos de cada caja/carpeta se eligieron como parámetros para rescatar información los elementos de la ISAD (G).

Posteriormente, las cajas /carpetas que contenían temáticas muy consultadas - por ejemplo: Ministerio de Hacienda y sus cambios de estructura y nombre- se procedió a detallar hoja por hoja, y enriquecer la Base de Datos.

Vale aclarar que cada caja contiene un promedio de 200 o 300 hojas .

Ya en el año 2004 se concluyó con el Inventario Total de las Carpetas Documentales Históricas. Se respetó el orden dado a los documentos, incluso cuando dentro de una carpeta se halló documentación no relacionada con el organismo: esta conserva su lugar y se recupera su contenido con la descripción dentro del registro en la Base de Datos, además de asignarle descriptores.

Por otro lado, en los documentos de archivo es vital su análisis intelectual y la utilización de un lenguaje controlado que permita recuperar información cuando solamente se dispone de un tema general o especifico, o –como sucede habitualmente en  nuestra unidad de información- en los casos en que el usuario no tiene el número de la norma.

Teniendo esto en cuenta, en Información Legislativa y Documental en principio se decidió analizar el contenido temático de los documentos de mayor consulta y evaluar los vocabularios controlados existentes: así, se adoptó el MacroTesaurus de la OCDE para asignar Descriptores: este se adecua a los contenidos temáticos de la colección en un 90%, y como es el vocabulario controlado utilizado en la organización, se obtiene uniformidad en el lenguaje controlado y permite buscar en las diversas bases por el mismo tema y recuperar información relacionada con éxito.

Para el 20% restante: documentos específicos de derecho –por ejemplo- se adoptan los descriptores de unidades de información especializada.

2.2.2 Situación Actual

La Colección documental contiene información sobre los tres Poderes del Estado: Ejecutivo en mayor medida, Legislativo y Judicial, reflejada en legislación, correspondencia, títulos públicos, etc.; y descripta conforme estándares archivísticos de descripción.

Su documento más antiguo: intimaciones, pagarés y vales del año 1829 donde constan prestamos de vecinos para proveer al ejército en su lucha contra los unitarios, además de certificados de deuda y reclamos a la provincia de Córdoba, por parte de acreedores y herederos.

Respetando el orden de los campos de la ISAD (G), esta es la descripción de la Colección Documental:

Fechas: 1829-2005

Extensión y soporte: 60 mts. lineales, papel; distribuido en Carpetas y Cajas

Productor/es: Gobierno Nacional (90%): documentos de Ministerios, Secretarías, Organismos descentralizados y autárquicos; documentos del Congreso Nacional y de Tribunales. Gobiernos Extranjeros: generalmente a través de informes, estadísticas, legislación, etc.

Temas: (en líneas generales) alimentación, arquitectura, artes, cultura, economía, educación, derecho, desarrollo social, ingeniería, salud, tecnología, transporte.

Tipo de documentos: expedientes, correspondencia, planillas, planos, mapas, publicaciones, legislación, certificados de obra, muestras de Títulos Públicos y bonos, etc.

Organización: en los documentos: cronológica y temática.

Idiomas: español en un 90%, el resto alemán, francés, holandés, inglés y portugués.

Normas utilizadas: ISAD G, Macro Tesauro OCDE

Instrumentos de descripción: Planillas con Lista de carpetas original y Base de Datos que trabaja bajo Plataforma: Win-ISIS; Total de registros 1516; sus Campos de búsqueda: Título, Nº de carpeta/caja, Fechas (desde-hasta), Observaciones (recortes del Boletín Oficial, muestras de Títulos públicos, notas sobre estado de los documentos u otros detalles de interés), Productores -persona u organismo creador/conservador del documento-, Descriptores, Resumen, Persona que carga y Fecha de carga

Con respecto a la Conservación y seguridad: está permitida la consulta en sala, se ingresan los datos del usuario en una Base interna asignada al personal de Atención al público, conforme los resultados obtenidos en la búsqueda en la Base CARPE se entregan al usuario 2 carpetas o una caja; una vez finalizada la consulta de estos documentos se le retiran y hacen entrega de otra caja, y así sucesivamente.

Se pone en conocimiento a los usuarios el uso de lápiz, y la prohibición de utilizar marcadores, lapiceras a tinta, etc.

Hasta el día de la fecha, tanto las superficies de Cajas y Carpetas son limpiadas a menudo, para evitar la acumulación de suciedad ambiente.

Además el sector recibe periódicamente Limpieza periódica (Control de polvo, Control de agentes biológicos, etc.).

Para el caso de documentos muy antiguos o de estado delicado, es posible realizar, con autorización, fotografías digitales y, si el usuario no dispone de equipo se le facilita uno.

3. SERVIR

3.1 El Servicio de información y referencia a través de la Colección documental

La Constitución Nacional de la República Argentina garantiza el principio de publicidad de los actos de Gobierno y el derecho de acceso a la información pública a través del artículo 1º, de los artículos 33, 41, 42 y concordantes del Capítulo Segundo —que establece los Derechos y Garantías— y del artículo 75 inciso 22, que incorpora con jerarquía constitucional diversos Tratados Internacionales; además se dictó el Decreto 1172/2003, que establece el acceso a la información pública para el Poder Ejecutivo Nacional.

Un centro de información especializada sólo podrá cumplir con estos requisitos si además de reunir y conservar, ofrece un servicio al usuario que responda con la información correcta, en tiempo y forma.

En qué medida La Colección Documental permite esto?

Solicitudes de información

Información Legislativa y Documental recibe diariamente consultas que –en un 90% de los casos- involucran una norma- ya sea esta contemporánea o histórica-.

Algunos ejemplos:

Cuando se designa a determinado funcionario? Que cargos desempeñó anteriormente? Como se integró su gabinete cuando fue ministro?, etc.

Cuando se construyó el Hospital de Clínicas?

Cuando comenzó a publicarse el Boletín Oficial de la República Argentina?

Que normas hay sobre expurgo en la Administración pública? etc.

Otros ejemplos que denotan la amplitud de las consultas:

Qué norma establece el Idioma nacional?

Cuándo se creo el Teatro Colón?

Cuando se establece el día del Ingeniero agrónomo?

Frente a este panorama diario, además de la experiencia profesional de los integrantes del sector acorde a los requerimientos de información (abogadas/os, estudiantes de derecho, bibliotecaria-documentalista, contadora) continuamente se requiere de estos: desarrollar destrezas propias de conocimiento de la información, utilizar una gama de fuentes disponibles, recuperar datos a partir de un sistema de información, saber cuando solicitar información a otra dependencia u organismo especializado en el tema, determinar la estrategia de búsqueda y ayuda al usuario y presentar la información.

Así, ante la consulta de carácter histórico, el personal verifica en la Base InfoLEG si se dispone de la norma, o su antecedente: de no obtener resultados satisfactorios, además de consultar otras fuentes que disponen de datos relacionados, se traslada la consulta a quien escribe para verificar su existencia en la Colección Documental.

No siempre es tan fácil y rápido como se describe en estas líneas, de allí la aclaración de “90 % de los casos”. Como muestra, la norma que dispone cual es el idioma nacional de la Argentina: que no se establece por ley, ni decreto o resolución, sino a través de un Dictamen de la Academia Argentina de Letras del año 1983.

Entonces, el éxito en la resolución del problema de información planteado dependerá:

de los datos que suministre el usuario,

el grado de veracidad de los mismos,

sus conocimientos sobre el tema,

si la norma /antecedente fue publicada o no y si tiene modificaciones. etc.

La colección documental permite responder consultas

a) De manera directa: por ejemplo norma de creación de un organismo se busca por su nombre y recupera las carpetas/cajas que contienen información al respecto;

b) De manera indirecta, en situaciones de consulta amplia. Esto ocurre cuando un investigador necesita información en general sobre determinado organismo, funcionario o tema, produciéndose entonces una interacción entre documentos y fuentes bibliográficas para la resolución de las consultas, las que en la mayoría de los casos culminan en la creación de diversos Dossier que responden a la especificidad de las consultas efectuadas al área. Este material es utilizado posteriormente por los usuarios para escribir libros, presentar ponencias, etc.

También en el sector se ha creado al efecto una Carpeta a la que se incorporan resultados de investigaciones que pueden ser reutilizadas en otras consultas.

Algunos ejemplos de consultas frecuentes:

Historia institucional de ministerios, secretarías, direcciones nacionales, etc.

Historia institucional de organismos de las Artes, Industria y la Economía Nacional (Teatro Colón, Bancos, IAPI, Junta Nacional de Carnes, etc.)

Historia del Boletín Oficial

Entes Reguladores

Electricidad

Construcciones edilicias, viales, portuarias, etc.

Planes Quinquenales

Funcionarios: Designaciones/Ceses/Renuncias/Prórrogas de designaciones en organismos actuales e históricos

Representaciones Financieras en el exterior

3.2 Nuestros Usuarios

El usuario que acude a Información Legislativa y Documental también enriquece la información que se tiene de la Colección Documental y sus documentos en particular, ya que muchas veces es una persona que ha tenido contacto con el funcionario buscado, o el organismo creado tiempo atrás y facilita nombres antiguos de la dependencia, por ejemplo. Estos datos se incorporan al registro/os correspondiente en la base pertinente. De allí que su actualización sea semanal.

Internos:

Personal de Información Legislativa y Documental para análisis jurídico de la Base normativa InfoLEG,

Funcionarios/ Personal del CDI,

Funcionarios/ Personal del Ministerio de Economía y Producción

Externos:

Funcionarios de otros Organismos públicos o privados,

Investigadores y Público en general.

4. En Perspectiva

Las Carpetas en soporte papel se dejaron de crear en el año 1999, debido a la reingeniería del Área, que priorizó la utilización intensiva del correo electrónico y la digitalización de la mayoría de sus procesos.

En la actualidad se completan las existentes en casos excepcionales, y se crea una nueva por un tema de actualidad que trasciende las consultas del sector y queda como material

de referencia para futuras consultas, (así sucedió con los siguientes tópicos: Patrimonio Cultural, Funciones de diversas coordinaciones del ministerio, etc.)

Es sabido que la información contenida en archivos puede presentarse en diversas formas, soportes y tipologías.

En cuanto a los documentos de nuestra Colección Documental hoy además de la consulta en sala por investigadores y por el personal de Actualizaciones de la Base InfoLEG, consideramos que existe la posibilidad de potenciar su valor informativo a través de diversas actividades, con el propósito de devolver la información al conjunto de la sociedad.

Dichas actividades requieren

a) Análisis del mercado de la información: entendida como mercado global con diversos actores con diversas necesidades de consumo de información,

b) Difusión: considerando que el mercado tiene poco conocimiento de la existencia y función de los archivos, y que estos son pasivos en cierta medida en cuanto a dar publicidad de sus fondos a públicos diversos, más allá de la investigación académica, somos concientes que por el momento no hacemos Difusión Selectiva de la Información

c) Utilización de las llamadas Tecnologías de la Información (TIC)

d) Evaluación, planificación, selección documental, etc.

En principio se sugieren:

Enlace propio dentro de la página Web de InfoLEG

Aprovechar los descriptores existentes en la Base CARPE para valorizar el contenido de las normas relacionadas en la Base InfoLEG

Digitalización de documentos

Exposiciones temáticas

Gacetillas informativas en medios de difusión

Encuestas de usuarios.

5. Conclusiones

Los documentos son valiosos: informan, divulgan, forman y otorgan Poder al usuario: al estar informado este puede tomar mejores decisiones.

Consideramos que con la Colección Documental contribuimos día a día con este objetivo, sin embargo falta mucho por hacer: difundir sus contenidos documentales, sus productos; abrirse a los demás archivos, integrar el sector al trabajo en red, para mejorar sus servicios y su presencia como uno de los agentes de comunicación del Ministerio. También la publicidad al público en general es tarea pendiente.

Sin embargo vemos este trabajo y nuestra presencia en el Congreso como una oportunidad para compartir experiencias y aprender de otros colegas, un paso positivo para proyectarnos como una unidad de información dinámica, que crece día a día, enfrenta los problemas y los supera en pos de su fin ultimo: satisfacer las expectativas y necesidades de los usuarios.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAFÍA SUGERIDA

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Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G): norma internacional general de descripción archivística. Madrid : CIA, 2000. 126 p.; 16190 KB ISBN 84-369-3403-2

Gosling, Mary. Servicio de referencia. Bogotá : Rojas Eberhard, 2002. 136 p ISBN 958-9121-59-4

Mastropierro, María del Carmen. Archivos públicos. Buenos Aires : Alfagrama, marzo 2008. 346 p ISBN 978-987-1305-31-5

Merlo Vega, José Antonio. Universidad de Salamanca ; Fundación Germán Sánchez Ruipérez. La profesión de archivos, bibliotecas y centros de documentación: ¿ dónde estamos, dónde tenemos que estar ?, las claves de la visibilidad y algunas ideas para querernos. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 21 septiembre 2006. 20 p.; 237 KB Asociación Vasca de Profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación

Pérez Scianca, Alejandro. Universidad de Belgrano. Departamento de Investigación. Árbol de decisión para digitalizar documentos. Buenos Aires : UB, julio 2007. 44 p.; 918 KB

Tarrés Rosell, Antoni. Márquetin y archivos. Gijón : Trea, 2006. 191 p ISBN 84-9704-218-2 Universidad Autónoma de Barcelona; Associació d'Arxivers de Catalunya
Master en Archivística

UNESCO ; España. Ministerio de Cultura. Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio publico, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos. Madrid : El Ministerio, marzo 2002. 121 p.

Vázquez Murillo, Manuel. Administración de documentos y archivos: planteos para el siglo XXI. Buenos Aires : Alfagrama, octubre 2004. 140 p ISBN 987-95615-6-2

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